Ведомость держателей подлинников

Ведомость держателей подлинников — документ, предусмотренный рядом стандартов, устанавливающих требования к комплектам технической документации. В документе указывают организации, которые владеют подлинниками документов, включенных в комплект.

Стандарты

ГОСТ 19.403—79

1. Настоящий стандарт устанавливает форму и правила заполнения программного документа «Ведомость держателей подлинников», определённого ГОСТ 19.101—77, и обеспечивающие возможность изготовления документа машинным способом.

2. Структура и оформление документа устанавливаются в соответствии с ГОСТ 19.105—78.
Составление информационной части (аннотация и содержание) является необязательным.

3. Ведомость составляют на основании спецификаций программы и спецификаций входящих программ.
Форма ведомости держателей подлинников приведена в обязательном приложении 1.

4. В начале ведомости записывают спецификации, подлинники которых хранятся на предприятии-держателе подлинника спецификации программы, на которую составляется ведомость.
Далее записывают спецификации, подлинники которых хранятся на других предприятиях.
Запись спецификаций для входящих программ производят под заголовком «Документация на входящие программы».
Для ведомостей, выполненных печатным способом, в графе «Наименование» заголовок подчеркивают.
Записывают спецификации без перечисления входящих в них программных и ссылочных документов.

5. Спецификации записывают в ведомости в порядке возрастания кодов организаций (предприятий)-разработчиков.

6. Графы ведомости заполняют следующим образом:

• в графе «Обозначение» указывают обозначение спецификации по ГОСТ 19.103—77;
• в графе «Наименование» приводят полное наименование программы в соответствии с наименованием, указанным на листе утверждения или титульном листе;
• в графе «Держатель подлинника» указывают ведомственную принадлежность (министерство) и, в установленном порядке, наименование организации (предприятия) - держателя подлинника.
  

При записи организации-держателя подлинников, относящихся к одному министерству (ведомству), в двух и более последующих строках одного листа ведомости наименование министерства (ведомства) указывают только при первом упоминании и в дальнейшем не повторяют;

• в графе «Примечание» указывают, при необходимости, дополнительные сведения.
  

Пример заполнения ведомости держателей подлинников приведен в рекомендуемом приложении 2.
Обозначения и держатели подлинников в примере указаны условно.

ГОСТ 34.201— 2020, п. 3

Общие сведения о документе

Стадия создания	Код документа	Часть проекта	Принадлежность к		Дополнительные указания
			проектно-сметной документации	эксплуатационной документации
РД	ДП	ОР	—	—	—

Практика

Сложная продукция, например, автоматизированная система или аппаратно-программный комплекс, обычно включает в себя комплектующие изделия, полученные из разных источников. Вычислительную технику приобрели у поставщиков, программное обеспечение заказали подрядчикам. Каждый из них предоставляет техническую документацию на свой компонент. Техническую документацию на систему в целом, для определенности будем говорить об АС, разрабатывает та организация, которая непосредственно занимается созданием этой системы. Разработчик собирает все документы в один комплект, который передает своему заказчику. Случись заказчику потерять какой-нибудь документ, он будет вынужден запросить его копию у разработчика. Если разработчик сам получил утерянный документ от другой организации, он перенаправит заказчика к его непосредственному разработчику. Это и есть держатель подлинника, который должен быть указан в ведомости. Использование электронных документов снижает остроту подобных ситуаций, но электронные документы тоже теряются время от времени.

Шаблоны

Шаблон	Описание
Филогост	Комплект шаблонов и пустографок для Microsoft Word